Tietosuojaseloste
Hämeen Teollisuuspalvelu Oy / Nova-asiakasrekisteri
Tietosuojaseloste on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja.
- Rekisterinpitäjä
Hämeen Teollisuuspalvelu Oy Y-tunnus: 06214755 Käyntiosoite: Luukkaankatu 5, 13110 Hämeenlinna Puhelin: 03 6523 861
- Rekisteriasioita hoitava henkilö
Muru Ruotsalainen, myyntisihteeri
Sähköpostiosoite: teollisuuspalvelu(at)teollisuuspalvelu.fi Käyntiosoite: Luukkaankatu 5, 13110 Hämeenlinna Puhelin: (03) 6523 861
- Rekisterin nimi
Nova osto-ja myyntiasiakasrekisteri.
- Rekisterin tietosisältö
Hämeen Teollisuuspalvelun Oy:n asiakasrekisteri, jossa on sekä yksityisiä henkilöitä että yritysasiakkaita yhteyshenkilöineen, yrityksen liiketoiminnan hoitamista varten. Rekisteri sisältää sekä osto- että myyntiasiakasrekisterin.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen
- tilausten ja palvelujen laskuttaminen sekä mahdolliset perintätoimenpiteet
- asiakassuhteen ylläpitämiseen tarvittava markkinointiviestintä
- suoramarkkinointilähetykset yritysasiakkaiden yhteyshenkilöille, yksityisasiakkaille ei suoriteta suoramarkkinointia
- tutkimustoiminta, mm. asiakastyytyväisyystutkimukset
Sopimukseen perustuen käsittelemme henkilötietoja:
Käsittelemme käyttäjän antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka käyttäjä on tilannut. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi tarjota palveluitamme käyttäjän pyynnön mukaisesti, pitää yhteyttä sopimukseen liittyvissä asioissa tai laskuttaa palveluitamme.
Lakisääteinen velvoitteeseen perustuen käsittelemme henkilötietoja:
Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
- Rekisteröidystä tallennettavat tiedot
Rekisterin tietosisältö:
- asiakkaan/yrityksen nimi, osoite ja puhelinnumero
- yhteyshenkilötiedot
- sähköpostiosoite
- y-tunnus
- tiedot tuotteista
- myyntihistoria
- asiakkaan avoin ja erääntynyt saldo
- luottohäiriöt
- laskutus- ja toimitusosoitteet
- Mistä keräämme tiedot
Asiakkaalta puhelimitse, postitse, asiakastietolomake, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla asiakassuhteen aikana saadut tiedot
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Näissä ehdoissa kuvattujen tilanteiden lisäksi tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Yrityksessä on videovalvonta. Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn/vanhentumisen jälkeen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi eli 6 vuotta viimeisimmän avoimen laskun suorituksesta. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu. Käsittelyaika tulee kirjanpitolainsäädännöstä, jossa on velvoite säilyttää tositeaineistoa 6 vuotta. Säilytämme myös markkinointikieltotiedot koko säilytysajan.
- Rekisteröidyn oikeudet
Tavanomaisimmat henkilötietojen muutokset ja oikaisut olemassa oleviin asiakastietoihin kuten osoitteenmuutokset ja nimen muutokset voit ilmoittaa suoraan asiakaspalveluun esim. puhelimitse. Vastaamme asiakaspalvelusta myös yleisluonteisiin tietosuojakysymyksiin.
email: teollisuuspalvelu(at)teollisuuspalvelu.fi
puh. 03 6523 861
Laajemmat tarkastuspyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti kirjallisena ja omakätisesti allekirjoitettuna Hämeen Teollisuuspalvelu Oy:n myyntisihteerille, Luukkaankatu 5, 13110 Hämeenlinna. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, joten varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Hämeen Teollisuuspalvelu Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröity on jättänyt pyyntönsä rekisterinpitäjälle ja rekisteröity on tunnistettu. Rekisteröidyllä on kerran vuodessa oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Hämeen Teollisuuspalvelu Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröityyn ei kohdistu automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Kieltoasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä myyntisihteeriin.
- Rekisterinpitäjän valvontaviranomainen ja yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
